1. Rekisterinpitäjä
Hyvinvointilomat ry (jäljempänä HVL ry)
Haapaniemenkatu 14, 00530 Helsinki
2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Toiminnanjohtaja Heikki Majava, Hyvinvointilomat ry, Haapaniemenkatu 14, 00530 Helsinki.
Sähköposti: heikki.majava@hyvinvointilomat.fi
Puhelinnumero: 050 556 8599
3. Rekisterin nimi
HVL ry:n lomatukirekisteri (LOTU- rekisteri)
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyä ohjaavat tietosuojalainsäädäntö, valtion avustuksista annettu laki (688/2001) sekä asetus valtionavustuksista yleishyödyllisille yhteisöille ja säätiöille terveyden ja sosiaalisen hyvinvoinnin edistämiseen (1552/2016). (Tieto päivitetty selosteeseen 15.6.2023)
Käsittelyn tarkoituksena on Sosiaali- ja terveysministeriön päättämillä avustuksilla rahoitettujen tuettujen lomien järjestäminen, lomahakemusten käsitteleminen ja muiden niihin liittyvien tehtävien hoitaminen sekä tilastointi- ja tutkimustarkoitus.
5. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä voidaan käsitellä seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:
Hakijan ja tämän puolison sekä lasten, lastenlasten ja heidän huoltajan/huoltajien yksilöintitiedot:
– etu- ja sukunimet
– henkilötunnus
– yhteystiedot
– siviilisääty
– hakijan lomatoiveet
– tiedot hakijan ja tämän puolison aiemmista haetuista ja myönnetyistä tuetuista lomista
– hakijan ja tämän puolison taloudelliseen asemaan liittyvät tiedot
– hakijan hakemuksensa tueksi ilmoittamat terveydelliset ja sosiaaliset perustelut
– yhteydenpito ja viestintä hakijaan
– hakijalle myönnetyt lomat ja häntä koskevat tuetut lomat
– laskutukseen liittyvät tiedot
– tiedot viranomaisen tai muun ulkopuolisen tahon osallisuudesta loman toteuttamiseen
6. Tietolähteet
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään hänen suostumuksellaan tuetun loman hakemuslomakkeella. Henkilötietoja voidaan kerätä myös hakijan puolisoista ja lapsista tai lastenlapsista ja heidän huoltajastaan/huoltajistaan loman hakemuslomakkeella lainsäädännön sallimissa rajoissa.
7. Evästeet
Hyvinvointilomat ry:lle lähetettävät sähköiset tuetun loman hakemukset tallentuvat Lotu-asiakasrekisterijärjestelmään, jonne siirrytään kotisivujemme www.hyvinvointilomat.fi kautta. Hyvinvointilomat ry käyttää verkkopalvelussaan evästeitä palveluiden toteuttamiseksi ja helpottamaan palvelun käyttöä. Eväste (cookie) on lyhyt tekstitiedosto, jonka verkkopalvelin lähettää käyttäjän selaimelle ja joka tallentuu käyttäjän koneelle. Kotisivuilla käytettävät evästeet eivät kuitenkaan seuraa hakemuksille syötettyjä tietoja.
Verkkopalvelun käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön selaimensa asetuksista. Evästeiden estäminen on selainkohtaista. Katso käyttöohjeet evästeiden estämiseksi suosituimmissa selaimissa seuraavista linkeistä:
Internet Explorer
Chrome
Mozilla
8. Tietojen luovutukset ja siirrot
HVL ry voi luovuttaa tietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.
HVL ry voi luovuttaa loman toteuttamiseksi välttämättömiä tietoja palveluntuottajille loman toteuttamiseksi ja järjestämiseksi. Näistä esimerkkeinä erikoisruokavaliot ja liikuntarajoitteisuus.
Erityisryhmien osalta pyydetään erillinen henkilökohtainen lupa tarpeellisten tietojen luovuttamiseen yhteistyökumppaneille (kuten esim. yhdistyksen yhteyshenkilölle).
HVL ry voi luovuttaa tietoja viranomaiselle tai muulle ulkopuoliselle taholle siinä määrin, kun se on tarpeen rekisteröidyn lomaoikeuden toteamiseksi ja laskutuksen järjestämiseksi.
Toiminnan rahoittaja STEA:lla on oikeus tarkastaa lomatukihakemuksia. (Tieto päivitetty selosteeseen 4.4.2023)
9. Tietojen suojaus ja säilytysajat
Paperiset, rekisteröityjen tietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa siten, että asiattomilta on niihin pääsy estetty. Tietojärjestelmät, joihin rekisterin tietoja tallennetaan, ovat palomuurein, käyttäjätunnuksin, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa. HVL ry huolehtii, että ainoastaan niillä henkilöillä on pääsy tietoihin, joille se heidän työtehtävien hoitamisen vuoksi on tarpeen.
Rekisteröidyn henkilön tietojen poistamisessa noudatetaan Sosiaali- ja terveysministeriön ohjeita koskien tuetun loman karenssia (tuetun loman voi saada korkeintaan joka kolmas vuosi ja enintään kolme kertaa 10 vuoden aikana) ja ensikertalaisuutta. Tämän jälkeen tiedot poistetaan pyydettäessä. (Tieto päivitetty selosteeseen 20.6.2024)
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot. Hän sopii kohdassa kaksi mainitun henkilön kanssa ajankohdan tutustumiskäynnille tai muuten tehtävää tarkastusta varten. Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkastetaan henkilötodistuksella tai muulla hyväksyttävällä varmenteella.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.
Rekisteröidyn henkilön tietojen poistamisessa noudatetaan Sosiaali- ja terveysministeriön ohjeita koskien tuetun loman karenssia (tuetun loman voi saada korkeintaan joka kolmas vuosi ja enintään kolme kertaa 10 vuoden aikana) ja ensikertalaisuutta. Tämän jälkeen tiedot poistetaan pyydettäessä. (Tieto päivitetty selosteeseen 20.6.2024)
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä erityinen tilanne, jonka perusteella hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.
11. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.
12. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla kotisivuillemme www.hyvinvointilomat.fi asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti kotisivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.